4月になり社員が増え、今使っている事務所が手狭になり新しいオフィスへの移転を検討されている方もいらっしゃるかと思います。
新しいオフィスに移転することで、「さらに作業を効率よく行うことができる」、「心機一転気持ちを切り替えることができる」など、オフィスの移転には色々なメリットがあります。
しかし、オフィスを移転するまでには色々な準備や手続きなどが必要になります。
「オフィスの移転など簡単だ」と思うかもしれませんが、無事に終えるための情報を持っていて損はありません。
今回は移転について押さえておくべきポイントについてご紹介します。
オフィス移転のポイント
何よりも重要なのが目的です。
どんな課題を改善するために移転をするか、例えば「社員が増えた（増える）」「営業効率の良いエリア」「レイアウト変更により社内コミュニケーションの活性化」「耐震など建物自体の問題」など会社によって目的は異なります。
自分たちがどういう課題を持っていて、移転をすることによりどう改善するかをしっかりイメージしておくことで、その後の物件選びや、レイアウトなどについてもスムーズに判断できるようになります。
また、次に重要なのがスケジュールです。
入居日から逆算し、しっかりとした移転計画を立てる事が重要です。
移転担当者はもちろんですが、準備や移転先の慣れない環境で他の社員も少なからず影響を受けます。例えば「必要な資料が見つからない」「ネットワークが繋がらない」など、ちょっとした案内不足でも社員の作業ペースが乱れてしまうことがあります。
社内、管理会社、移転先の内装工事業者、現在のオフィスの原状回復業者など、移転には様々な人が関わってきますので、しっかりと移転計画を立て、資料などもしっかり用意することにより初めて安心してオフィス移転が出来ます。
オフィスの移転の流れとは
事前にオフィスの移転の流れを掴んでおくことも大事です。
大まかに以下の流れで進行していきます。
- 移転目的を定める
- 現オフィスの解約予告（3-6ヶ月前）
- 新オフィス探し
- 新オフィスのレイアウト・インテリア・工事打合せ・工事
- 引越し業者選定
- 現オフィスの原状回復工事打合せ
- 移転に伴う資料作成
- 引越し・届け出
- 原状回復工事
- 旧オフィス明け渡し
オフィスの移転をする際は、現在使用しているオフィスのオーナー、またはビルの管理会社に解約通知を提出する必要があります。契約によりますが通常は3-6ヶ月前の告知がほとんどです。
解約通知後は、新オフィス探しが始まり、移転先オフィス決定後は工事や引越しに関して同時進行で進んでいく形になります。
また、気をつけなければいけないのが現オフィスの原状回復工事です。
オフィスの場合は住居とは異なり退去までに工事を完了する必要があり、また、経年劣化や自然損耗なども関係なく工事を行わなければなりません。
移転先のことばかりに対応し、原状回復工事について考える余裕がなく、ぎりぎりになって業者探しをされる方も少なくありません。
退去日までに原状回復工事が完了できないと、完了するまでの賃料も発生してしまうので気をつけましょう。
オフィス移転と日常業務
ここまでにお伝えしてきたとおり、オフィス移転には様々な作業があり、スケジュールが限られる中その一つ一つをしっかりと対応する必要があります。
小さい会社ですと社長さんが全ての打合せに関与し、日常業務と平行して対応していくのは難しい場合もあるかと思います。
そういった場合、全てを自分たちで対応するのではなく、費用はかかってしまいますがオフィス移転の代行会社などを使うことにより、大きく負担を減らすことも出来ます。 動ける人材が限られる場合などはこういった会社を使うのも一つの方法です。
